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北京城东区电子政务协同办公系统实施案例
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协同政务的目的是要提高办公效率，很显然，政府在选择协同政务解决方案时，对现有方案最根本的评估标准就是看它是否真正提高了办公效率，是否实用，对于一些新鲜的功能一定要通过亲身体验来判断它的价值。某市城东区（基于用户方的要求，此处区政府名称采用化名。）政府所建设的这个电子政务软平台系统在实现协同办公方面就颇有一些亮点，笔者虽然没有机会亲自体验，但是从一些演示上来看（笔者曾观摩过点击科技公司内部对该方案的使用情况），该案例对类似的选型具有一定借鉴意义和启发意义。
随着社会经济的不断发展，在国家政策的引导下，各级政府的内部机构和人员设置越来越精简，管理也不断走向优化，面对繁重的办公事务，如何提高办公效率、并利用各种资源为领导的决策带来准确无误、快捷详尽的数据成为政府单位改革的一个重要的课题。现代管理模式和管理方法在中国的应用，使越来越多的政府领导注意到提高办公效率必须要采用科学的管理工具和管理手段，实现协同办公是众多单位近期的重点目标。
需求分析
城东区政府近年来先后开发多个系统，如区政府OA系统和区党委专网系统以及正在开发的网上审批系统等。目前这种各系统相对独立的现状，无法形成城东区政府整体电子政务工作平台，这与电子政务建设一个窗口对外的要求相差较多，不利于各单位协同办公，不利于企业和民众了解政府，不利于政府为企业、民众提供高效、优质的服务，直接影响网上区政府的整体形象。为此，城东区政府拟建设统一的电子政务软平台系统，既是政府及所属各部门的内部办公平台，也是各种应用系统的支撑平台。
处于对可持续发展的考虑，城东区政府要求该系统解决方案的设计能够从区政府各职能部门日常办公的实际需求出发，实现一个办公自动化、管理现代化、决策科学化、服务信息化的电子政务协同办公系统。在这样的原则下，城东区政府提出如下需求：
1．政府职能部门之间日常办公需求
电子公文交换。在区政府内部和区内各局、委之间日常办公中存在大量的文件、信息及与之相关的人员。如何实现各委、局之间公文的安全传递，建立公文资料库，便于各类公文的查阅，对提高工作效率，减少重复工作具有实际意义。因此，协同政务平台应该具有强大的电子公文交换功能。
电子邮件。在区政府内部和区内各委、局之间日常办公中，通知传达通常是以电子邮件的形式进行，因此需要建立区政府专用的电子邮件系统，实现专用邮件与个人邮件一体化收发。
政务网站群系统。在区政府内部需要建立一套以协同政务平台为依托，与内部办公系统结合，实现对内、对外信息服务的新型的内、外结合的网站群系统。网站群系统分为内部和外部两部分，内部网站群是基础，服务于城东区政府机关内部；外部网站群的内容是内部网站群的子集，负责区政府形象的宣传和政务公开。
2．区政府与区内各局、各委的沟通需求
城东区政府工作的重心是接受上级组织的通知和命令，及时对下级组织机构进行传达，同时要协调区内各局、各委的工作，并为区内相关局、委提供相关咨询、信息反馈等通道。需要一个跨组织的协同工作平台，将区政府与区内各局、各委有机的联系在一起，从而进一步加大城东区政府领导区内各局、委工作的力度。
3．区政府与公众、投资商、企业和旅游者之间的沟通需求
政府工作的重点是服务于公众、投资商、企业和旅游者，通过政府协同政务平台和网站群系统，可以实现政务公开，实现政府和投资商之间信息互通，实现政府和企业信息对称，也能够宣传城东特色，更好地实现招商引资。点评①
协同政务平台架构
城东区政府所选方案的架构是结合了对等网络（P2P网络）、C/S、B/S三种体系结构的混合型系统构架。系统结构由“网络服务中心（中央服务器）”、“群组服务器”以及“客户端工作平台”三级设备组成，区政府可根据自身实际情况选择系统应用架构。城东区政府协同政务平台架构如图1所示。点评②
1．客户端工作平台
客户端工作平台是用户直接进行系统操作的客户端软件，可以独立（离线）工作，也可以接入内部局域网（LAN），或者使用拨号、无线等连接方式接入Internet进行工作。客户端工作平台之间主要以对等网络与分布处理的方式工作，实现离线工作和较强的个性化支持，并支持实时通信、文件共享与交换、信息同步、群组协作等功能。
工作平台离线操作时，可以进行特定的查询、编辑等工作，一旦接入局域网或Internet，便可以与其他网络客户端进行资料同步交换、汇总、通信、群组协作等工作。
城东区政府内部网可以固定联结Internet，也可以临时离线。离线时已接入内部网的客户端工作平台之间可以直接进行通信、数据传输，重新连接Internet后，局域网内的客户端工作平台可以与Internet外的客户端工作平台进行资料同步、通信等工作。
2．群组服务器
主要用于提高政府协同平台的工作性能，并支持一些高级的任务。服务器可以选择放于局域网内，或者放于隔离区。主要功能包括： 作为网络服务中心的代理与缓冲，提高城东区政府网内用户的使用效率，支持未来城东区政府内部网与外部网的临时离线操作，增加系统的可升级性（Scalability）；提供通信系统的信息中转服务，支持系统内的网络交换资料的暂存与分发，支持以对等网络方式连接的系统用户的离线操作；支持系统资料的整合、备份工作； 支持客户端工作平台的“集中存储”模式，城东区政府资料保存在服务器内，而每一客户端工作平台类似于一台NC，用户可任选其中一台登录使用，提高系统使用的灵活性。
3．网络服务中心
由点击科技负责维护与运营，并将一直联结在Internet上。主要提供系统的用户管理、通信管理、版权管理、版本管理以及系统级的动态资料交换与发布等功能，起到统一协调与管理整个系统运行的作用。
4．业务应用平台
作为一个完整的应用系统开发与操作环境，竞开协同应用平台提供一个“业务开发平台”，包括应用解决方案的开发规则与生成工具。使用“业务开发平台”，可以充分利用系统所提供的安全性、应用关联、资料同步等方面的支持，面向具体的业务应用。
上述“客户端工作平台”、“群组服务器”、“网络服务中心”、“业务开发平台”以及“业务应用系统”五大部分组成了完整的对等网络城东区政府协同办公系统应用平台。点评③
技术结构体系
城东区政府所采用的这个协同办公系统应用平台大量借鉴与吸收了近年来飞速发展的软件、通信与网络技术，为满足各方面的要求，系统采用如图2所示的四层体系结构。
1．数据与传输层
包括系统内各种关系数据库、文件数据库、基于对等网络的分布式数据库、多媒体数据库的管理，以及资料的存储管理、访问保密、同步更新、安全传输等。其目标，是为系统提供一个透明的网络数据库环境，为系统资料的广泛关联、处理提供支持。数据与传输层的剥离，也为“集中存储”的应用创造了条件。在该模式中，所有用户的数据都存放于一个特定的群组服务器上，而客户端工作平台中只包括应用处理而不存放数据，特别适合于城东区政府内共享计算机的情况。
2．功能与服务层
主要提供可供各个应用层复用的、支持各类特定功能或关键技术的模块、组件、控件或网络服务（Web-Service），为应用层的开发提供一个丰富的应用功能“库存”，避免重复开发，并使应用层的开发可以集中在实施应用解决方案的方面。因此，这一层类似于系统内的“中间件”或“基础件”。
3．应用与方案层
主要是面向某一业务应用的设计目标与功能规格，实现具体与完整的应用功能，满足用户的最终需求。应用与方案层大量使用了功能与服务层中所提供的各种服务与控件，并生成具有确定功能的系统“插件”，在框架与表现层中相互组合而形成最终的用户解决方案。
4．框架与表现层
包括系统人机对话接口，系统各项应用功能的整合等。表现层是从传统应用中分离出来的，其目标是提高系统的可移植性与用户个性化定制的能力，使得系统可以支持各种不同的终端设备与接口风格，也是实现“瘦客户端”模型的关键。
产品构成
竞开协同之星（GK-Star）
GK-Star是竞开协同应用平台统一的客户操作前端，可以快速创建多人参加的小组协作区，召开电子会议、共享名片、日程与文档信息；同时还整合了电子邮件、即时通信、手机短信、语音通信等网络通信技术，配合相互关联的名片管理、日程安排、文档管理等人员交际与关系管理功能。
竞开工作流系统（GK-Workflow）
GK-Workflow管理系统基于竞开协同平台，融合了经营管理所涵盖的技术和方法论，提供了工作流程构建环境和页面定制工具，可以帮助用户通过完成系统中流程和页面等定制设计。
竞开邮件服务器（GKMS 1.0 ISP Edition）
竞开邮件服务器ISP版，支持多个企业，可以限制企业数和总邮件用户数，它主要由以下几个子系统构成：系统管理、企业用户的管理系统、邮件用户管理系统、邮件用户系统。
编辑点评
点评①应该说城东区政府的需求具有很大程度的普遍性和代表性，是一个比较典型的跨组织跨部门的协同需求。面对这样的需求，政府的选型应该重点放在“整合”上，因为协同政务的根本目的就是要连通各个孤立的政务信息系统，把分散的政务数据资源整合起来，提升电子政务的整体效能。由于目前政府管理体制改革还不深入，电子政务建设还无法通过统筹规划来解决“信息孤岛”问题，为了不让已有的投资失去效用，政府部门通常都采用“平台”这种技术手段来解决整合的问题（本文介绍的这个方案也不例外）。
所以在选型中，要关注这样一些方面：政府部门群体协作模式、协同政务系统的体系结构、群组通信问题、协作控制机制、同步机制、安全控制机制、应用共享、工作流协同等。其中安全问题是极为重要的，除了要采用各种安全技术以外，选择一个具有完全自主知识产权的国产系统也能在一定程度上提高安全性。
点评②应该说这个方案所提出的“混合型体系结构”是它的一个最大亮点，也是实现整合的一种方法。为了实现这种所谓的“混合”，显然就不能采用常见的瘦客户端技术，因为这种技术并不支持用户离线操作的功能。据了解，在这个方案中采用了一种被称为“反转C/S的结构”，这种结构和常见的C/S结构不同，它不是以服务器为中心，而是以客户端为中心的，所有关键数据的处理都在客户端进行，而服务器仅仅起到协调和优化的作用。
这样的结构是通过混合型对等网络访问管理与数据同步技术来实现的，它给用户带来的直接好处就是用户可以在四种不同的状态下工作，并且可以实现平滑切换，这四种工作状态分别是：脱机状态、接入局域网状态、接入Internet状态、接入无线网络（如GPRS）状态。也就是说无论在哪种状态下用户都可以正常工作，因此这种“反转C/S的结构”可以说是解决信息孤岛的一种新的尝试。
不过，由此也带来了另外两个问题，一是系统如何及时识别用户的接入状态，并实现平滑切换和数据同步；另外一个问题就是数据的安全问题，因为在基于P2P的技术体系中，由于系统数据是分散存储于各个客户端的设备中，在网络中进行传播与组合，因此，有关数字安全技术的重要性便更为突出，再加上用户接入方式的多样性会使得安全问题变得非常复杂和难以控制。在城东区政府这个案例中所采用的解决这两个问题的相关技术可以为其他用户提供一些选型参考。
点评③当前，在许多行业或机构当中都会存在这样一些团队，其成员会来自于不同的部门、不同的企业、不同的机构，而且其中的任何一个成员都有可能从事不同的角色，同时参与多个团队的工作，这样的团队被称为动态团队。动态团队管理模型可以说是新经济时代的一个重要的特征，而它的最主要的特点可以归结成三个方面：第一个是跨组织协同管理；第二个是松散协同管理；第三是可变流程协同管理。在这样的管理模式下，就出现了对协同方案的全新需求。面向动态团队管理的方案已经不能仅仅完成信息从这个机器到那台机器的转移了，它应该是以人的管理为核心的全方位的协同管理，它包含了人的管理、信息的管理（知识管理）、流程的管理（协同商务）、应用协同的管理等。
所以，对协同方案的选择还应该注意方案是否以人为中心，人应该是应用的主角，不应该受制于系统，被系统所累。这一点需要用户在选型过程中充分利用厂商的试用版产品，把它放在实实在在的工作环境下，体会它是释放了劳动力，还是束缚了你的工作。
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